Organizar correctamente una actividad formativa es fundamental para aprovechar el tiempo, facilitar el aprendizaje y ofrecer una experiencia clara y fluida a las personas participantes. Con esta idea como punto de partida, Ignacio Ferris, alumno de la Universidad de Murcia (UMU) y participante de Talante Solidario, ha desarrollado un ejercicio titulado «Ladrones de tiempo» centrado en la competencia de Organización y Planificación, en el que analiza los principales obstáculos que pueden hacer que una charla formativa pierda tiempo y eficacia.
Uno de los primeros problemas que detecta aparece incluso antes de comenzar la charla: las conversaciones entre los participantes retrasan el inicio. Estos pequeños contratiempos pueden parecer poco relevantes, pero cuando se acumulan terminan reduciendo considerablemente el tiempo disponible para desarrollar los contenidos.
Otro de los «ladrones de tiempo» identificados por Ignacio es la llegada tardía de algunos participantes. Tener que repetir explicaciones para quienes llegan después puede ralentizar el ritmo de la sesión y dificultar que el resto del grupo avance al mismo tiempo.
También destaca la importancia de contar con un temario correctamente estructurado. No establecer previamente cuánto tiempo se dedicará a cada parte puede provocar que algunos contenidos menos relevantes ocupen demasiado espacio.
Para abordar estas situaciones, Ignacio aplica la Matriz de Eisenhower, una herramienta que permite organizar las tareas según su grado de urgencia e importancia. Entre las acciones urgentes e importantes sitúa solucionar los problemas técnicos y reorganizar el temario. Como tareas importantes, pero no urgentes, propone preparar las diapositivas con antelación y establecer de forma clara los tiempos destinados a cada parte de la presentación.
En el apartado de tareas urgentes pero delegables, plantea algunas medidas como recordar a los asistentes la importancia de la puntualidad. Por último, considera oportuno eliminar información innecesaria y reducir las preguntas repetitivas mediante recursos como un espacio de preguntas frecuentes.
La propuesta final de Ignacio busca convertir a los propios asistentes en parte de la solución. Para ello, plantea crear un formulario con las principales normas y recomendaciones y compartirlo con las personas participantes. De esta manera, se pretende favorecer una mayor implicación del grupo y evitar que sea necesario destinar recursos adicionales a controlar constantemente estos aspectos.
El ejercicio pone de manifiesto que una buena planificación no consiste únicamente en preparar los contenidos de una charla. También implica anticiparse a los problemas, organizar prioridades, distribuir adecuadamente el tiempo y establecer medidas que permitan responder a los imprevistos.
Desde Talante Solidario se valora especialmente este tipo de ejercicios, que convierten herramientas de organización y planificación en soluciones prácticas aplicables a situaciones reales. La propuesta de Ignacio invita a revisar cómo gestionamos nuestro tiempo y a anticiparnos a aquellas pequeñas dificultades que, si no se tienen en cuenta, pueden terminar afectando al desarrollo de una actividad.
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Esta actividad es posible gracias al Ministerio de Derechos Sociales, Consumo y Agenda 2030.